ইমেইলে লেখায় যে ভুলগুলো এড়িয়ে চলা উচিত

ইমেইল পাঠাচ্ছেন কিন্তু কোন রেসপন্স পাচ্ছেন না? সঠিকভাবে ইমেইল না পাঠানোর কারণে আপনার সহকর্মী বা বসের কাছে আপনার গুরুত্ব কমে যেতে যাচ্ছে? ই-মেইলে আপনার ছোট একটা ভুলের কারণে আপনার কাঙ্খিত চাকরিও নাও হতে পারে।

আমাদের দৈনন্দিন কর্মক্ষেত্রে ক্লায়েন্টের সাথে যোগাযোগের জন্য আমরা প্রায় প্রতিনিয়ত ইমেইল ব্যবহার করি। কিন্তু এই ইমেইল যদি সঠিকভাবে লেখা না হয় তাহলে আমাদের কাঙ্ক্ষিত কাজও সঠিকভাবে হবেনা। তাই চলুন দেখে নেওয়া যাক, ইমেইল লেখায় যে ভুল করল এড়িয়ে চলা উচিত:

১। সঠিকভাবে বিষয় না লেখা

কাউকে ইমেইল পাঠানোর আগে সঠিকভাবে বিষয়টি লিখুন। বিষয় যদি পরিষ্কার না থাকে, তাহলে আপনি যত ভালো করে ইমেইল লিখুন না কেন, প্রাপক সেটা বুঝবে না।

২। স্পষ্ট পয়েন্ট না থাকা

আপনি ইমেইল পাঠানোর আগে প্রাপককে আপনার মেইল থেকে কি জানাতে চান তা স্পষ্ট করুন। ইমেইলে কি কি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় রয়েছে তা প্রথম তিন বাক্যে স্পষ্ট করুন।

৩। সঠিকভাবে অভিবাদন না জানানো

সঠিকভাবে অভিবাদন না জানালে এটা প্রাপকের উপর খারাপ প্রভাব ফেলে। তাই, আপনার প্রাপককে অভিবাদন জানান, ইমেইল পাঠানোর সময় অনুযায়ী “শুভ সকাল” “শুভ সন্ধ্যা” এমন কিছু বলতে পারেন।

৪। ব্যাকরণগত এবং বানান ভুল 

বেশিরভাগ মানুষের ইমেইলে সবচেয়ে বেশি যে ভুল থাকে তা হলো ব্যাকরণ ও বানান ভুল। ইমেইলে বেশি ভুল থাকলে পাঠক আপনাকে গুরুত্ব দেবে না, তাই চেষ্টা করবেন বারবার চেক করে, ভুল সংশোধন করার।

৫। পরামর্শ ছাড়া সমালোচনা নয় 

কেবল ভুল ধরলে কেউই তা পছন্দ করে না। তাই যদি কোন ভুল তুলে ধরেন, তার সঙ্গে একটি সমাধান বা বিকল্প উপায় দিন। এতে আপনি আরো গ্রহণযোগ্য হবেন।

একটি ইমেইল আপনার চিন্তা এবং প্রফেশনাল জীবনের প্রতিফলন। তাই ইমেইল পাঠানোর আগে বারবার পড়ুন।